Zásady ochrany osobních údajů

Jak nakládáme s Vašimi osobními údaji podle GDPR

Kdo sbírá údaje

• Rebis services, s.r.o., Obřice 22, Podsedice 411 15
• IČO: 22342508

O aplikaci

CIS (Company Information System) je podnikový informační systém dostupný prostřednictvím webové aplikace a mobilní aplikace ourApp pro platformy Android, iOS a watchOS. Aplikace ourApp je multiplatformní klient pro přístup k systému CIS, který umožňuje uživatelům pracovat s docházkou, projekty, fakturací a komunikovat s kolegy odkudkoliv.

Hlavní funkce aplikace ourApp zahrnují:

• Evidence a správa docházky včetně podpory Apple Watch
• Přehled projektů a sledování odpracovaného času
• Chat pro komunikaci mezi zaměstnanci
• Push notifikace o důležitých událostech
• Offline režim se synchronizací dat

Jaké údaje sbíráme

Naše služba sbírá údaje o Vás, pokud jste registrovaným uživatelem. Sbíráme následující kategorie osobních údajů:

Identifikační údaje

• Jméno a příjmení
• Emailová adresa
• Telefonní číslo
• Přihlašovací údaje (uživatelské jméno, heslo v zašifrované podobě)

Údaje o docházce

• Záznamy o příchodech a odchodech
• Typ docházkové události (práce, přestávka, služební cesta, dovolená apod.)
• Lokalizační údaje při označení docházky (pokud je tato funkce povolena)

Pracovní údaje

• Přiřazení k projektům a zakázkám
• Odpracované hodiny na projektech
• Poznámky k pracovním úkolům

Chat a komunikace

Pokud využíváte chatovou funkci v naší aplikaci, sbíráme a ukládáme:

• Obsah Vašich zpráv
• Informace o příjemcích zpráv
• Časové značky odeslaných a přijatých zpráv
• Stav doručení a přečtení zpráv
• Přílohy zpráv (obrázky, dokumenty)

Technické údaje

• IP adresa
• Typ a verze zařízení
• Operační systém
• Datum a čas přístupu k aplikaci
• Token pro push notifikace

Jaké údaje zpracováváme

Zpracováváme všechny výše uvedené údaje za účelem poskytování služeb. Právním základem pro zpracování je:

• Plnění smlouvy – zpracování je nezbytné pro poskytování služeb, ke kterým jste se přihlásili
• Oprávněný zájem – zajištění bezpečnosti a stability služby, prevence zneužití
• Právní povinnost – uchovávání některých údajů vyžadované zákonem

K čemu údaje používáme

Naše služba používá Vaše údaje pro následující účely:

• Identifikace uživatele a ověření přístupu
• Poskytování služeb aplikace
• Zlepšování služeb a oprava chyb
• Evidence a správa docházky
• Správa projektů a sledování odpracovaného času
• Fakturace a ekonomická agenda
• Doručování chatových zpráv určeným příjemcům
• Zobrazení historie konverzací
• Zasílání push notifikací (o nových zprávách, připomínkách docházky apod.)
• Synchronizace dat mezi webovou a mobilní aplikací

Jak dlouho údaje uchováváme

Doba uchovávání údajů závisí na jejich typu:

• Identifikační údaje – po dobu trvání účtu a 3 roky po jeho zrušení
• Technické logy – maximálně 90 dní
• Údaje o docházce – po dobu stanovenou zákonem (minimálně 5 let)
• Chatové zprávy – po dobu trvání účtu

Po skončení Vašeho členství a uplynutí zákonných lhůt Vaše údaje smažeme nebo anonymizujeme.

Sdílení údajů

Vaše osobní údaje nesdílíme s třetími stranami s výjimkou:

• Poskytovatelů infrastruktury (hosting, cloudové služby) v rámci EU
• Poskytovatele služby umělé inteligence – v rozsahu popsaném níže v kapitole „Umělá inteligence a automatizované zpracování“
• Případů, kdy to vyžaduje zákon nebo rozhodnutí soudu
• Vašeho zaměstnavatele, který je provozovatelem instance CIS

Umělá inteligence a automatizované zpracování

Při vývoji a provozu našich aplikací využíváme nástroje umělé inteligence (velké jazykové modely). Nijak to neskrýváme, a proto uvádíme přesně, kde se s nimi můžete potkat:

• Hlášení chyb a přání – hlášení, která nám pošlete z aplikace, zpracovává AI asistent: zatřídí je a může vám na ně napsat odpověď. Jeho zprávy jsou vždy podepsané jménem „Claude – asistent ourApps“, takže poznáte, kdy nepíše člověk.
• Vývoj a údržba aplikací – umělá inteligence se podílí na psaní a kontrole zdrojového kódu. Do tohoto použití vaše osobní údaje nevstupují.

Co se k tomu předává: obsah hlášení (název, popis, přílohy), technické údaje, které jste se rozhodli přiložit (prohlížeč, adresa stránky, poslední chyby), a vaše jméno a e‑mail jako autora hlášení. Obsah vašich pracovních dat – dokumentů, docházky, projektů, pošty ani zpráv – nepředáváme, pokud jej sami do hlášení nevložíte.

Zpracování probíhá u poskytovatele jazykového modelu, společnosti Anthropic PBC (USA). Používáme výhradně jeho placené firemní tarify – spotřebitelské tarify k provozu našich služeb nepoužíváme. Právě proto pro nás poskytovatel vystupuje jako zpracovatel na základě smlouvy o zpracování osobních údajů a standardních smluvních doložek Evropské komise (prováděcí rozhodnutí (EU) 2021/914) a předaná data se nepoužívají k trénování modelů. U spotřebitelských tarifů by neplatilo ani jedno.

Pokud pro vás službu provozuje vaše organizace – typicky zaměstnavatel, který je provozovatelem instance –, je správcem údajů ona; my i poskytovatel modelu jsme v takovém případě zpracovatelé, Anthropic jako další zpracovatel podle modulu 3 uvedených doložek. Svá práva pak uplatňujete u své organizace a my jí poskytujeme součinnost.

Automatizované rozhodování. Asistent nerozhoduje o ničem, co by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo ve smyslu čl. 22 GDPR – nerozhoduje o přístupu k účtu, o obsahu smluv, o mzdě ani o docházce. U hlášení chyb jde o zatřídění a odpověď. Kdykoli můžete požádat, aby se vaší věci věnoval člověk; stačí odepsat na odpověď asistenta nebo napsat na adresu uvedenou v kapitole Kontakt.

Právním základem tohoto zpracování je náš oprávněný zájem na rychlém vyřízení hlášení a na zlepšování služby.

Jaké máte práva

Podle GDPR máte následující práva:

• Právo na přístup – můžete požádat o kopii svých osobních údajů
• Právo na opravu – můžete požádat o opravu nepřesných údajů
• Právo na výmaz – můžete požádat o smazání svých údajů (s výjimkou údajů, které musíme uchovávat ze zákona)
• Právo na omezení zpracování – můžete požádat o dočasné omezení zpracování
• Právo na přenositelnost – můžete požádat o export svých údajů ve strojově čitelném formátu
• Právo podat stížnost – u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz)

V rámci chatové funkce máte právo požádat o export Vašich konverzací nebo jejich smazání.

Zabezpečení údajů

K ochraně Vašich osobních údajů používáme následující bezpečnostní opatření:

• Šifrované spojení (HTTPS/TLS) pro veškerou komunikaci
• Šifrování hesel pomocí bezpečných hashovacích algoritmů
• Přístupová oprávnění a autentizace uživatelů
• Pravidelné zálohy dat
• Monitorování a logování přístupů
• Fyzické zabezpečení serverů v datových centrech v EU

Mobilní aplikace

Mobilní aplikace CIS pro Android, iOS a watchOS může požadovat následující oprávnění:

• Oznámení – pro zasílání push notifikací
• Poloha – pro označení docházky s lokalizací (volitelné)
• Fotoaparát – pro skenování QR kódů nebo pořizování fotografií k záznamům
• Úložiště – pro ukládání příloh a offline přístup

Tato oprávnění jsou volitelná a můžete je kdykoliv v nastavení zařízení změnit.

Kontakt

Pokud máte jakékoliv dotazy ohledně ochrany osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva, kontaktujte nás:

• Email: webmaster@rebis.cz
• Adresa: Rebis services, s.r.o., Obřice 22, Podsedice 411 15

Změny zásad ochrany osobních údajů

Naše zásady ochrany osobních údajů mohou být občas aktualizovány. O významných změnách Vás budeme informovat prostřednictvím aplikace nebo emailem. Aktualizovanou verzi zásad ochrany osobních údajů naleznete vždy na této stránce.

Poslední aktualizace

Tyto zásady ochrany osobních údajů byly naposledy aktualizovány 15. 8. 2026.